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Comment réussir sa prise de brief client
By Marie
- 24 janvier 2024
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Le fameux premier rendez-vous client, ou réunion de “prise brief”, à la fois un peu stressant mais surtout très excitant il est un moment clef pour tous projets archis. C’est le moment de bien comprendre les attentes, besoins et envies de votre client et de donner une bonne image. L’objectif est clair : démarrer sur de bonnes bases et essayer de construire une relation durable avec lui. Voici quelques étapes à suivre pour réussir son premier rendez-vous client.
Qu’est-ce qu’un bon RDV client ?
Une bonne prise de brief est une réunion à l’issue de laquelle, il ne reste aucune zone d’ombre quant aux attentes et volontés de la maîtrise d’ouvrage. Celle-ci aura permis de faire connaissance, de comprendre le projet du client afin de commencer à dessiner le cadre d’une mission. La prise de brief est un moment important, qui doit se préparer de manière méthodique. Le but étant bien sur de proposer des prestations en cohérence avec le souhait de la MOA et donc de décrocher un nouveau contrat.
Comment identifier les attentes de votre client ?
Apprenez à connaitre votre client
Une prise de brief est avant tout une rencontre humaine entre des personnes qui ont des attentes et vous qui avez peut être la solution.
Dans un premier temps, le but est de comprendre qui sont vos clients, ce qu’ils font dans la vie, la génèse du projet… Il s’agira de comprendre la maturité du projet, savoir si c’est le premier projet de vos clients (dans ce cas là ils auront besoin peut être d’un accompagnement plus pédagogique) ou s’ils n’en sont pas à leur coup d’essai. L’objectif sera de défricher et également saisir s’ils ont déjà des attentes précises et si toutes les parties prenantes de la maîtrise d’ouvrage sont bien sur la même longueur d’onde. En fonction de ces informations là, vous pourrez adapter votre posture.
Identifiez les bases de votre futur programme
Dans un deuxième temps, l’objectif sera pour vous de comprendre les attentes de votre potentiel client. Pour un projet de résidence individuelle, par exemple, il s’agira de savoir combien de membres composent la famille, comprendre leur mode de vie (plutôt indépendant, ou bien une grande pièce à vivre…). S’il s’agit d’une entreprise pour de nouveaux bureaux, il faudra connaître le nombre de salariés, leurs habitudes de réunion… Vous allez ainsi récolter des informations clefs qui vous permettront d’établir un programme cohérent.
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Comment définir ensemble le cadre du projet ?
Pour cela nous vous conseillons de préparer une petite grille de questions essentielles qui aborderont entre autre les points suivants :
La question du budget
C’est LA question essentielle au projet, une fois que vous avez compris les habitudes etc…
Un point sur le budget est crucial. Cela vous permettra de proposer des solutions et un projet en cohérence avec les moyens de vos clients. Vous pourrez bien cadrer le projet dès le départ. En effet, si vos clients vous parlent d’un projet avec une grande surface, une piscine dans le jardin etc… alors que le budget présenté ne vous semble pas permettre de telles prestations, il est important d’en parler dès le début. En effet, cela évitera les déceptions et les mauvaises surprises qui pourraient entacher la relation que vous avez avec vos clients.
La question des délais
Il est important que vous ayez en tête les impératifs de vos clients. Certains ont peut-être déjà vendu leur précédent logement et sont donc dans une situation d’entre deux. D’autres clients, pour des projets de plus grandes ampleurs, peuvent s’être déjà engagés sur des délais à respecter auprès de leur direction. Ainsi, cela vous permettra de gérer les priorités par rapport aux autres projets que vous pourriez avoir en même temps.
La question de l’accompagnement
A la fin de ce premier rendez-vous, aucune zone d’ombre ne doit demeurer entre votre client, ses attentes concernant le projet et vous. L’objectif est que vous puissiez établir une proposition d’honoraire en cohérence avec ses souhaits.
Ce que nous vous conseillons chez AGLO, c’est de faire une brève présentation pédagogique des différentes étapes d’un projet type (en fonction de la nature des travaux : construction, rénovation, réhabilitation) et de voir comment ceux-ci réagissent. Vous pourriez présenter les choses ainsi : “Un projet s’organise en 6 phases. La première phase est la phase d’avant-projet et de faisabilité. L’objectif de cette étape est d’établir la faisabilité du projet, de définir les premiers grands partis pris architecturaux, puis de les mettre au point de manière détaillée. Les livrables seront sous forme de plans, de coupes et d’élévation. Souhaitez-vous que je vous accompagne sur cette étape ?”. Faites-en de même pour :
- Phase 1 : Mission Diagnostique, Esquisse, Avant-Projet et PC
- Phase 2 : Mission de conception détaillé et d’exécution (Pro, EXE)
- Phase 3 : Mission de rédaction des pièces écrites, lancement de consultation, contrats de travaux et sélection des entreprises
- Phase 4 : Mission de chantier et de gestion des travaux
- Phase 5 : Mission d’accompagnement à la livraison du bâtiment
La question de la réalisation des travaux
Même si la question sur la réalisation des travaux peut paraître, à ce stade, un peu prématurée elle n’en est pas moins importante. En effet, il est intéressant de demander à votre client s’il imagine déjà comment vont être réalisés les travaux de son projet. Cela peut être plus souvent le cas, pour des projets de grandes ampleur auprès de maîtrises d’ouvrage privées ou maîtrises d’ouvrage publiques. En effet, ceux-ci peuvent avoir en tête parfois de faire appel aux entreprises de leur propre réseaux de professionnels, ou bien d’internaliser une certaine parties des travaux. Cela aura forcément un impact sur votre périmètre de mission et donc la proposition d’accompagnement.
Aidez-les à se projeter
Pour cela rien de mieux que de venir avec votre portfolio au premier rendez-vous. Si ces clients font appel à vous, ils ont dû faire un tour sur votre site internet et voir certaines références de votre travail. N’hésitez pas à les parcourir avec eux afin d’identifier à quels projets, matériaux, volumes ils sont les plus sensibles. Certaines images valent mieux que des mots pour expliquer les attentes d’un projet. Cela pourra dès lors commencer à vous aiguiller.
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Conseil n°1 : soyez transparent
Afin de poser les bases d’une relation saine dès le début de votre collaboration, nous vous conseillons d’aborder de manière claire et pédagogique les points suivants :
Votre politique tarifaire
C’est un point à aborder rapidement lors de votre rencontre. Si vous ne l’abordez pas, il est fort à parier que vos clients vous poserons la question suivante “Quel est le montant de vos honoraires ?”. Assurez-vous d’avoir en tête les honoraires que vous avez appliqués pour d’autres projets similaires et de leur montrer. De plus, vous pouvez également aller plus loin dans la pédagogie en leur expliquant de combien est le TJH (Taux Jour Homme) moyen d’un architecte et comment vous vous situez par rapport à celui-ci, s’ils ont des questions à ce sujet.
Vous pouvez peut être dores et déjà mettre en avant le fait que ce premier rendez-vous peut être gratuit et qu’il est juste là pour s’assurer que vous pourriez travailler ensemble
La question du budget
En fonction des moyens de votre client vous devez être transparent sur le niveau de qualité des prestations et des fournitures que celui-ci sera en mesure d’espérer. Une fois de plus, cela évitera certaines déceptions et pourra même être la source de bonnes surprises ! Toutefois, c’est votre rôle à vous d’optimiser au mieux leur budget en proposant les meilleures solutions techniques et esthétiques par rapport à leur enveloppe budgétaire.
Le planning de réalisation des travaux
Au regard de l’ambition du projet, de son budget et des impératifs de vos clients qui sont désormais connus, il est possible que vous soyez déjà en mesure d’établir une certaine fourchette concernant la temporalité du projet. Si celle-ci n’est pas en cohérence avec celle donnée par votre client, il faut que vous en parliez le plus tôt possible. L’objectif est de ne pas s’engager sur des délais que vous savez, dès le début, que vous n’allez pas respecter. Si toutefois, cela reste très important pour votre client essayez de voir quelles peuvent être vos marges de manœuvre pour gagner du temps ou posez-vous la question si ce projet vaut vraiment la peine de s’y engager.
Les limites de prestation
Normalement si vous avez posez les bonnes questions sur chacune de phases du projet vous pouvez commencer à voir l’étendu de vos missions ainsi que vos limites de prestations.
Si tout est clair pour vous, inutile de revenir sur le sujet. Toutefois si certains points méritent d’être clarifiés il convient de les soulever avec votre client. L’objectif reste le même : proposer une lettre de mission qui réponde parfaitement aux attentes de la maîtrise d’ouvrage.
Lors de la rédaction de cette lettre de mission, nous vous conseillons également de noter que certains modifications mériteront une revalorisation de vos honoraires. Bien évidemment le but n’est pas de se montrer rigide et inflexible, chaque projet accueille son lot d’aléas, mais juste de ne pas se laisser déborder par des changements de dernières minutes ou tout autre imprévus.
Conseil n°2 : soyez professionnel
Consignez toutes les informations par écrit
Même si cela peut être classique, à la fin de votre réunion, nous vous conseillons d’envoyer un compte-rendu de vos échanges à votre client. Celui-ci pourra relire, à tête reposé, les points sur lesquels vous avez pu discuter. Ainsi, s’il en a, il pourra vous faire part de commentaires ou remarques qu’il aurait pu avoir plus tard. Cela vous aiguillera lors de la rédaction de votre lettre de mission et de votre proposition commerciale. Tout le monde sera sur la même longueur d’onde.
Enfin, cela sera l’occasion d’aborder en fin de mail les prochaines étapes et de lancer officiellement le projet.
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