Comment réussir un onboarding collaborateur en cabinet d’architecture ou bureau d'études ?

By Marie

Sommaire

C'est quoi AGLO ?

L’arrivée d’un nouveau collaborateur dans votre agence ou au sein de votre cabinet est toujours un moment crucial et un peu stressant qu’il faut bien préparer. L’objectif ? L’intégrer au mieux et le plus efficacement possible dans votre agence afin de le rendre autonome et opérationnel sur ses premiers projets. Nous vous donnons ici quelques conseils pour gérer au mieux cette période.

Quelles est la définition d’un bon processus d’onboarding ?

Pour récap, voici les principales étapes à suivre pour bien gérer cette étape d’intégration :

Compléter toutes les démarches administratives (remplir le contrat de travail, préparer les documents pour la mutuelle d’entreprise…).
Préparer tout le matériel pour l’arrivée de la nouvelle personne (une place à un bureau l’attend ainsi que son ordinateur, ses accès et mots de passe…), cela donnera au nouvel arrivant une bonne image: celle d’une entreprise organisée
Annoncer l’arrivée à ses futurs collègues : il doit être attendu et cela ne doit être une surprise pour personne, peu importe la taille de l’entreprise dans laquelle vous êtes. Pourquoi pas préparer un petit mail de présentation avec sa photo, ses missions, ce qu’il aime dans la vie… ?
Préparer un parcours d’intégration du nouveau collaborateur : rencontre avec différentes personnes avec lesquelles il va travailler, déjeuner d’accueil…

Comment préparer le meilleur onboarding d’un collaborateur en agence d'architecture ou bureau d'étude ?

Rappelez-vous que l’onboarding va être la première vraie rencontre entre votre entreprise et votre nouveau collaborateur. Bien qu’il vous ait déjà rencontré en entretien, son premier jour n’en reste pas moins très important. Alors préparons le bien !

Cette préparation permettra non seulement d’optimiser cette période de prise en main des outils et connaissance des projets mais également participera à la fidélisation de vos nouvelles recrues.

Pour cela, nous vous conseillons d’établir une procédure d’onboarding bien établie qui pourra accompagner votre nouveau collaborateur, non seulement sa première journée, mais aussi sa première semaine (jusqu’à son premier mois) avec des objectifs clairs d’apprentissage pour lui comme pour vous. Voici les conseils que nous pourrions vous donner afin de préparer et organiser cet onboarding au sein de votre agence :

Préparez un book de formation

Aussi bien pour votre historique agence que pour la formation de nouveaux arrivants dans votre agence ou dans votre bureau d’étude, la réalisation d’un book avec tous vos projets notables peut être un véritable plus. En effet, il peut être judicieux de rassembler sous forme de portfolio ou bien de résumé détaillé et technique chacun de vos projets et d’y intégrer vos best practices et les méthodes de travail utilisées.

Cela permettra à votre nouveau collaborateur de se plonger dans l’histoire de votre agence et de s’imprégner de la culture de l’entreprise.

Définissez vos attentes

La période d’intégration et d’adaptation est un processus d’apprentissage intense qui peut nécessiter plusieurs semaines, voir plusieurs mois. Néanmoins, cela n’est pas très important si elle reste bien cadrée et permet une progression constante de vos nouveaux collaborateurs. Il comprendra alors combien de temps dure la phase de prise de connaissance et de lecture des différents projets puis l’étape de lancement des missions opérationnelles. C’est pour cela qu’il est judicieux de définir des objectifs à atteindre dès le départ. Cela donnera un cap au nouvel arrivant dans votre agence avec des tâches clairement définies, les responsabilités à atteindre et les moyens pour y arriver. C’est à lui de travailler, mais à vous aussi !

Vous pouvez utiliser la technique des objectifs SMART. C’est une méthode dont vous avez déjà peut être entendu parler qui va permettre à votre nouvelle recrue de se sentir cadré pendant sa période d’essai :

Spécifique : définissez les buts qui doivent être suivis et atteints pendant sa période d’essai. Ceux-ci doivent être clairs et précis
Mesurable : les objectifs doivent être précis mais également votre capacité à savoir les mesurer et à indiquer si oui ou non ils ont été atteints et pourquoi. Il faut que cela soit le plus objectif possible.
Atteignable : bien sûr vous n’allez pas demander la lune dès les premières semaines d’intégration de votre nouveau collaborateur.
Réaliste : Adaptez vous aux attentes réelles que vous avez sur le poste.
Temporellement défini : afin de rendre ces objectifs réalisables laissez-lui un laps de temps cohérent et confortable qui lui permette de réaliser ses missions

Soyez bon communiquant

Lorsqu’un nouvel architecte, économiste ou ingénieur arrive au sein de votre structure, celui-ci ne connait personne et n’a pas encore tous ses repères. La pire chose que vous pouvez lui faire est de le laisser seul, sans réponse à ses potentielles interrogations. Soyez alors très clair avec lui sur l’étendu de ses missions, son autonomie, le début de ses premières tâches, son rôle, ses interactions avec ses autres collègues. En effet, tout doit être très clair et rien ne doit être laissé au hasard ou dans le flou de son côté.

Soyez présent

Cela va de paire avec le fait d’être un bon communiquant. Un conseil : soyez présent. Vous êtes le repère de cette nouvelle personne. Elle doit pouvoir compter sur vous et se sentir accompagné dans son intégration et sa montée en compétence. C’est pour cela que nous vous conseillons d’établir à intervalle régulier au début un planning d’entretiens avec vous mais également avec les autres membres de votre équipe. Cela permettra de favoriser le partage d’information, les échanges et bien sûr l’intégration de votre nouvelle recrue.

Quels conseils pour réussir un onboarding collaborateur ?

Rédiger le processus d’intégration

Comme nous vous l’avons partagé, nous vous conseillons de bien organiser et optimiser cette phase. C’est pour cela que créer une checklist pour chaque étape de l’intégration peut être une bonne solution. En effet, de cette manière vous êtes sûr de ne rien oublier et vous assurer ainsi que votre nouvelle recrue aura eu un accueil optimal dans votre entreprise, en reprenant les éléments que vous avez listés ci-dessus.

Pour ne pas oublier une seule étape importante, il peut être intéressant que vous questionniez vos collaborateurs. Vous pourriez leur demander ce qu’ils auraient apprécié savoir, connaitre ou faire dès leur arrivée.

Faîtes lui remplir un rapport d’étonnement

Dans le but de vous améliorer et d’optimiser votre activité, il est toujours intéressant de collecter des retours de personnes externes, ou récentes dans votre entreprise. Celles-ci auront une vision neuve sur les rituels, méthodes de management, outils utilisés… Cela ne pourra que vous aider à améliorer le fonctionnement de votre agence ou cabinet.

Equipez vos collaborateurs avec les bons outils

Une entreprise qui investit dans les bons outils, à la pointe dans leur secteur, est toujours un bon signe. En effet, cela témoigne d’une entreprise dynamique, tournée vers l’avenir, les nouvelles technologies et surtout qui offre à ses employés la possibilité de travailler dans de bonnes conditions et de fluidifier la collaboration. Encore un signal positif pour quelqu’un qui vient juste d’arriver dans votre entreprise !

Cet article sur les logiciel d’aide à la rédaction de CCTP pourrait vous intéresser :

“Un logiciel simple et complet de rédaction de CCTP”

Ne perdez plus de temps sur vos consultations d'entreprises

Accélérez la rédaction de toutes vos pièces écrites (CCTP, DPGF…) et optimisez vos consultations d’entreprises depuis une seule et même plateforme, simple et collaborative.