Comment rédiger
un cahier spécial des charges ?
Conseil de rédaction pour un Cahier Spécial des Charges : guide et méthodologie de travail à destination des architectes, bureaux d’études, deviseur et maîtrise d’ouvrage pour rédiger un CSC pour tous vos projets de construction et de rénovation en Belgique
DES CENTAINES D’ARCHITECTES OU MAÎTRES D’OUVRAGE FONT DÉJÀ CONFIANCE À AGLO
Comment s’organise la rédaction d’un Cahier Spécial des Charges ?
Comment est structuré un cahier des spécial des charges ?
Définition du CSC
Un Cahier Spécial des Charges, ou CSC, est un document essentiel du Dossier de Soumission. Généralement rédigée dans le cadre d’un marché public il peut également être demandé pour un projet en marché privé. L’objectif du CSC est d’établir un cadre à la fois juridique et technique pour l’ensemble de votre projet, qu’il s’agisse d’une construction neuve ou d’une réhabilitation, peu importe la nature de celle-ci (bâtiment tertiaire, établissement recevant du public…).
De plus, en marché wallon, le Cahier Spécial des Charges est toujours structuré de la même façon. Nous pouvons généralement définir deux parties distinctes qui constituent la trame de base de tous CSC :
- Une partie administrative et contractuelle : Celle-ci définie les dispositions juridiques, administratives et contractuelles d’un projet (modalités de paiement, règle de passation de marché, modalité de réception des travaux…)
- Une partie technique : Cette partie précise tous les éléments et moyens techniques à mettre en oeuvre pour la bonne réalisation du projet
Qui est en charge de la rédaction d’un Cahier Spécial des Charges ?
Le Cahier Spécial des Charges est généralement rédigé par l’architecte du projet. Qui de mieux placé que la personne qui a conçu et dessiné le projet pour en rédiger son cahier des charges ? L’architecte peut également être accompagné par un deviseur, pour les plus gros bureaux d’architecture. De même, il peut aussi être épaulé par un ingénieur, d’un bureau d’étude pour les lots les plus techniques.
Enfin, dans le cadre d’un marché public, il se peut que le Cahier Spécial des Charges soit rédigé par le pouvoir adjudicateur.
Conseil n°1 : définissez la structure de votre Cahier Spécial des Charges
Focus sur la partie administrative et contractuelle
Votre filet de sécurité
C’est une partie nécessaire est très importante car il s’agira de votre filet de sécurité en cas de litiges ou de contentieux. Préparez vous une checklist d’éléments que vous devez absolument préciser et faire apparaitre dans cette partie. Vous trouvez ci-dessous quelques recommandations de points à ne pas oublier dans votre CSC :
La partie administrative
- Les réglementations relatives aux marchés publics et à l’objet du marché
- L’objet du marché
- Les procédures de passation du marché
- La présentation du pouvoir adjudicateur
- Les précisions sur la durée du marché et les délais d’exécution
- Les conditions précises pour soumissionner
- Comment faire pour soumissionner
- Les précisions sur la procédure d’attribution du marché : les critères, les prix…
La partie contractuelle
- L’identité de la personne en charge du marché
- Les modalités entre l’adjudicateur et les sous-traitants
- La précision sur les assurances qui couvrent le projet et les autres garanties
- Les détails tarifaires
- La durée des travaux et les délais de paiement
- Les détails quant aux travaux modificatifs et supplémentaires potentiels
- Les clauses de confidentialité
- Les clauses quant à d’éventuels litiges
- Les clauses de réexamen
Si vous souhaitez disposer de plus de conseils la partie administrative du CSC nous vous recommandons la lecture de cet article.
Ne réinventez pas la roue
Soyez malin et na passez pas non plus trop de temps sur cette partie administrative et contractuelle. En effet, nous vous conseillons de vous créer un template de base avec toutes les informations génériques qui doivent figurer dans le CSC. De plus, vous vous rendrez rapidement compte qu’hors mis l’objet du marché et certains détails spécifiques à votre projet, de nombreuses informations restent inchangées d’un projet à l’autre.
Focus sur la partie technique
Partez de votre métré
Comme vous le savez, vous allez (normalement) retrouver les mêmes éléments entre votre Cahier Spécial des Charges et votre Métré. Les métrés sont généralement des document plus faciles à établir que le CSC. De plus, à la lecture, il est davantage aisé de se rendre compte de tous les lots, postes et sous-postes d’un projet avec une vue métré plutôt que CSC. Ainsi, nous vous recommandons d’utiliser votre métré comme checklist. Assurez-vous donc de bien faire correspondre chaque ligne de votre métré avec un paragraphe de votre Cahier Spécial des Charges. Certes, c’est fastidieux, mais c’est la seule solution pour éviter tout oubli.
Reportez les modifications dans les deux documents
Comme nous l’avons vu précédemment, il est crucial de s’assurer de la concordance du Cahier Spécial des Charges avec votre métré. Pour ce faire, nous vous conseillons d’être très rigoureux dans la rédaction et le suivi de ce deux documents. En effet, nous recommandons que dès lors que vous ajoutez ou modifier un ligne de votre métré ou un poste de votre CSC, de prendre directement le temps de reporter la modification sur l’autre pièce.
Ainsi, cela vous évitera de nombreuses heures perdues à jouer au jeu des 7 erreurs entre les deux documents.
Conseil n°2 : Rédigez un Cahier Spécial des Charges complet et lisible
Soyez précis
C’est vraiment la clef pour un Cahier Spécial des Charges réussi. En effet, si le projet vous semble clair car c’est vous qui l’avait conçu, dessiné puis rédigé tout le cahier des charges et dossier de soumission, il doit l’être également pour vos interlocuteurs. Les entreprises consultées doivent, à la simple lecture du dossier de soumission, comprendre tous les tenants et aboutissants du projet. Par ailleurs il s’agit aussi bien d’être précis sur la partie administrative et contractuelle que technique. Voici pourquoi nous vous le recommandons :
- Partie administrative : Le Cahier Spécial des Charges est une pièce contractuelle. Une fois signée, par toutes les parties prenantes du projet, les clauses doivent être parfaitement claires sur les modalités de paiement, règlement, livraison du projet… Autrement, vous laissez la porte ouverte à de futurs problèmes.
- Partie technique : C’est à la lecture du CSC que les entreprises consultées doivent comprendre toutes les attentes de l’architecte et de la maîtrise d’ouvrage. En effet, il s’agit donc d’être très précis afin que les entreprises puissent répondre de la manière la plus cohérente et complète possible et travailler à la réalisation du projet attendu.
Soyez bref
Etre bref est bien souvent la grande difficulté lors de la rédaction du Cahier Spécial des Charges est plus largement du Dossier de Soumission. L’objectif est de bien sûr partager un document complet et précis, mais bien évidemment facile à lire. Ainsi, nous vous recommandons donc d’être concis lorsqu’on le peut. Effet, l’idée est de ne pas décrire des éléments inutiles ou évidents. Soyez en revanche attentif à ne rien oublier d’important.
Soyez complet
Bien qu’il soit important d’être bref, il ne faut pas pour autant oublier d’être complet. Toutefois, si vous avez bien lu nos recommandations quand à la rédaction du Cahier Spécial des Charges, aussi bien pour la partie administrative que technique, vous ne devriez pas oublier d’être complet.
Soyez lisible
C’est un point essentiel à ne pas négliger lors non seulement de la réalisation de votre Cahier Spécial, mais de manière plus globale de votre Dossier de Soumission. En effet, le fond est évidemment très important mais la forme compte également.
Bien que cela puisse être assez chronophage, n’hésitez pas à passer du temps sur la mise en page de votre dossier. Même si cela peut sembler normal, nous vous conseillons de ne pas oublier :
- Le sommaire
- La pagination
- De créer une hiérarchie graphique entre les titres de parties, sous-titres… pour faciliter et rythmer la lecture
Conseil n°3 : Aidez-vous d’une base de données fiables
Créez votre propre bibliothèque de données
Capitalisez sur l’ensemble de votre travail et prenez de l’avance sur tous vos prochains rendus. En effet, nous conseillons de créer votre propre bibliothèque de descriptifs et votre banque de clauses administratives. Ainsi, cela vous facilitera le travail pour tous les dossiers de soumission à venir et accélérera cette phase très chronophage.
Utilisez des clauses préétablies et mises à jour
C’est une aide très importante et cruciale qui peut s’avérer majeure lors de la rédaction de tous vos CSC : le CCTB. Le CCTB, ou Cahier des Charges Type Bâtiment, est une bibliothèque de plus de 9500 éléments parmi lesquels vous pouvez piocher pour la prescription de travaux, de constructions ou rénovations de bâtiment. C’est une référence, en Wallonie, pour la rédaction de CSC
Ayez recours à une Intelligence Artificielle technique
Nous n’allons pas vous recommander d’utiliser Chat-GPT pour rédiger votre dossier de soumission. Toutefois, il peut être intéressant de recourir à des outils de rédaction, utilisant l’Intelligence Artificielle, aux contenus techniques. C’est le cas par exemple avec AGLO, et sa fonctionnalité AGLO-GPT. En effet, vous pouvez rédiger votre demande et le nom du poste pour lequel vous souhaitez un descriptif technique, et l’IA génère un descriptif technique répondant aux normes belges. Bien évidemment ce contenu fonctionne comme une base, ou une amorce et libre à vous de le personnaliser pour que celui-ci corresponde à 100% à votre projet.
Conseil n°4 : Utilisez les bons outils : accélérez la rédaction de tous vos Dossiers de Soumission et gagnez en productivité
Vous avez déjà collecté pas mal d’information au fil de la lecture de cet article. Ceux-ci vous aideront grandement à améliorer votre organisation au quotidien. Toutefois, cette phase de Dossier de soumission n’en reste pas moins très chronophage et bien souvent on souhaiterait aller plus vite. C’est pour cela que l’un des meilleurs conseils que nous pouvons vous donner et de vous entourer des bons outils et notamment un logiciel ou application d’aide à la rédaction de Cahier Spécial des Charges et Dossier de Soumission. En effet, non seulement vous gagnerez en organisation, fiabilité mais surtout en productivité et en rapidité.
Capitalisez sur vos propre données & utilisez des ressources en lignes fiables
Créez votre propose base de données en ligne et partagez-la simplement. Avec AGLO, par exemple, vous pouvez créer votre bibliothèque personnelle à laquelle vous ajouter vos descriptifs techniques et administratifs, ceux du CCTB et bien sûr ceux d’AGLO-GPT. Ainsi, vous disposez d’une base solide, fiable et complète dans laquelle vous pouvez piocher pour tous vos futurs projets.
Fermez la porte aux erreurs
Nous l’avons vu précédemment, la réalisation d’un dossier de soumission demande beaucoup de temps, et surtout énormément de précision. Automatisez tout cela ! Sur AGLO, dès lors que vous ajoutez une information dans votre CSC elle est directement ajoutée à votre métré et vice versa. En somme, vous ne travaillez plus que sur votre métré et le Cahier Spécial des Charges se génère automatiquement. Vous économisez deux fois plus de temps et dîtes adieu au jeu des 7 erreurs entre les deux documents.
Ne perdez plus de temps sur la mise en page
Comme nous l’avons vu ensemble, la lisibilité et la forme ne sont pas à négliger lors de la rédaction de votre Cahier Spécial des Charges. Choisissez un outil qui fait cela à votre place ! Lorsque vous rédigez votre dossier de soumission, aussi bien le CSC que votre métré, AGLO génère automatiquement en parallèle une mise en page carrée de votre rendu. Vous ajoutez votre logo, les informations équipe que vous souhaitez faire figurer et vous n’avez plus qu’à télécharger le document dans le format de votre choix.
Utilisez un outil simple et fluide
Enfin, l’idée d’utiliser un outil pour vous accompagner dans la rédaction de votre dossier de soumission est bien évidemment de gagner du temps ! Ne perdez pas plus de temps à comprendre comment fonctionne le logiciel, qu’à rédiger vous-même votre propose CSC. C’est pour cela que nous avons créé AGLO : une interface simple, un parcours utilisateurs fluide et une prise en main rapide. En moyenne nos utilisateurs économisent environ 60% de leur temps de travail grâce à AGLO !
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