Comment mettre en place la digitalisation de vos pièces écrites en cabinet d’archi ou B.E ?

By Marie

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C'est quoi AGLO ?

Aujourd’hui, en tant qu’architecte, ingénieur en bureau d’études, économiste de la construction, maître d’œuvre ou maître d’ouvrage, on dispose de nombreux outils digitaux pour aider à optimiser son quotidien de professionnel de la construction. Ces outils sont surtout conçus pour les phase de conception ou bien de gestion et suivi de projet. Quand on en vient aux pièces écrites, que l’on travaille dans une grosse ou une petite structure, de nombreuses entreprises ont du mal à passer le cap et à abandonner leurs bons vieux fichiers Word ou Excel. AGLO, vous explique dans cet article, comment mettre en place votre solution de digitalisation des pièces écrites et gagner du temps sur chaque étape de vos consultations.

Pourquoi est-ce important de s’assurer de la bonne rédaction de ses pièces écrites ?

La rédaction des pièces écrites est une étape clé pour tous projets, qu’il s’agisse d’une construction, rénovation ou réhabilitation. Elle va permettre de lancer la consultation d’entreprise. C’est une étape stratégique, qui n’en reste pas moins très chronophage. Cependant des solutions digitales existent pour accélérer et optimiser cette étape. Voyons cela ensemble !

Des document dont dépendent une consultation d’entreprise efficace et la bonne exécution des travaux

Aaaah la rédaction du CCTP (Cahier des Clauses Techniques Particulières) et de la DPGF (Décomposition du Prix Global Forfaitaire). C’est une étape aussi redoutée que nécessaire ! Cependant c’est une phase qui reste clé car de celle-ci dépend notamment :

L’assurance de ne pas perdre trop de temps en appel d’offres ou consultation d’entreprises : la consultation d’entreprise est une étape clé, mais qui peut prendre beaucoup de temps. Rédiger des pièces écrites complètes et claires permettra d’éviter de perdre trop de temps dans les allers-retours avec les entreprises soumissionnaires. A la simple lecture de votre cahier des charges techniques, celles-ci doivent comprendre les tenants et aboutissants du projet ainsi que vos attentes. Le temps passé en phase de rédaction de DCE est autant de temps gagner en consultation.
L’assurance d’une bonne exécution des travaux : des pièces écrites complètes et précises permettent une bonne compréhension du projet par les entreprises de travaux. Ainsi, elles n’auront qu’à suivre les consignes à la lettre pour réaliser des travaux qui répondent aux attentes de la MOE et surtout de la MOA.
L’assurance d’un bon suivi de chantier : une fois la phase DCE achevée ainsi que la consultation d’entreprise clôturée, vos pièces écrites restent très importantes pour l’étape de suivi de chantier. En effet, c’est à ces pièces-là que le conducteur de travaux, ou la maîtrise d’œuvre d’exécution (MOEX) vont se référer pour garantir une bonne exécution des travaux.

Ainsi, la rédaction des pièces techniques est une étape à ne pas prendre à la légère. En effet, ces pièces vont être structurantes pour toutes les étapes suivant l’appel d’offres et même après la livraison des travaux.

Des documents qui vous exposent juridiquement

Comme nous venons de le voir, les documents techniques du DCE sont des pièces centrales pour assurer une bonne réalisation et exécution des travaux. Néanmoins, elles restent surtout cruciales pour la maîtrise d’œuvre (MOE) et la maîtrise d’ouvrage (MOA) d’un point de vue juridique.

En effet, contrairement à d’autres pièces du DCE (DPGF…) le CCTP est un document qui dispose d’une valeur contractuelle. Ainsi, à la fin de la consultation d’entreprise toutes les parties prenantes du projet (MOA, MOE et les entreprises du bâtiment sélectionnées) vont signer le CCTP. Les entreprises en charge de la construction du projet s’engagent donc à réaliser le projet selon les attentes et préconisations techniques décrites dans le CCTP.

En résumé, le CCTP est juridiquement :

Un cahier des charges : les généralités et les parties introductives du CCTP vont lister les normes à respecter sur le chantier d’un point de vu sanitaire, sécuritaire… Si un problème advient pendant la phase de travaux, la MOE ainsi que la MOA sont protégés.
Une protection pour la MOE : en cas de litiges pour malfaçon des travaux c’est le CCTP qui fera foi. Le juge se réfèrera au CCTP pour savoir si la malfaçon est due à une mauvaise réalisation de l’entreprise ou bien à une mauvaise explication de la MOE dans le CCTP.
Un engagement fort : sur les dix ans qui suivent la livraison des travaux, le CCTP fait office de document de référence légal en cas de problème qui apparaitrait sur le bâti. C’est ce qu’on appelle la garantie décennale.

Ainsi, la rédaction des pièces écrites est une étape très importante. En effet, elle permet de cadrer le projet techniquement mais aussi juridiquement. De ce fait, elle représente une bonne protection pour les maîtres d’œuvre comme les maîtres d’ouvrage. Rédiger son CCTP à la main, fait de nombreux copiés-collés peut donc s’avérer très risqué. C’est pour cela que de nombreux professionnels du bâtiment se tournent vers des outils d’aide à la rédaction de pièces écrites qui leur permettent de gager en précision autant sur la partie technique que sur la partie légale.

Cet article sur le digital comme levier de croissance d’une activité de maîtrise d’oeuvre :

Architecte, économiste & BET : le digital comme levier de croissance

Pourquoi utiliser un outil d’aide à la rédaction de pièces écrites ?

Pour gagner du temps

La première des raisons évidentes quand on décide de s’équiper d’un outil d’aide à la rédaction de pièces écrites est le gain de temps. Ces outils de digitalisation des pièces écrites permettent d’optimiser et d’accélérer toute la phase de rédaction, qui avouons le est rarement une partie de plaisir. En effet, de nombreux logiciels de rédaction de pièces écrites, comme AGLO, proposent des fonctionnalités qui permettront d’aller plus vite, telles que :

La trame de CCTP pré-faite avec les lots de votre choix;
Le lien entre la DPGF et le CCTP : une modification sur l’une des pièces est directement reportée sur l’autre;
Une bibliothèque de données personnelle où vous pouvez classer tous vos descriptifs techniques;
Des propositions de postes préconstruits par rapport aux postes que vous avez déjà indiqués dans vos lots.

Ainsi, le recours et la mise en place d’outils digitaux pour rédiger les pièces écrites permet non seulement une meilleure organisation mais également d’assurer des CCTP et DPGF complets tout en passant moins de temps sur leur rédaction.

Pour gagner en fiabilité et en précision

Au-delà du fait d’accélérer cette phase, l’intérêt de ces outils digitaux est de fiabiliser le contenu technique et réglementaire de ces pièces, qui comme nous l’avons vu sont très importantes. De ce côté là aussi ces logiciels métiers sont des atouts majeurs. En effet, le principal avantage de ces solutions digitales est de proposer des bases de données en ligne. C’est le cas par exemple avec AGLO, qui permet de bénéficier de :

La bibliothèque du CSTB qui ressence plus de 40 000 descriptifs techniques et 35 généralités prérédigés et mis à jour chaque semaine;
L’intelligence Artificielle avec AGLO-GPT : il suffit d’indiquer le nom du poste que vous cherchez puis l’IA vous propose une base de contenu à personnaliser en fonction de votre projet.

Non seulement, ces solutions vous permettent de gagner du temps, mais elles représentent surtout de formidables sources de contenus. Vous gagnez également en sérénité en rédigeant et diffusant ainsi des CCTP fiables techniquement et juridiquement.

Cet article sur les 8 raisons d’utiliser un outil de rédaction de pièces de écrites :

Les 8 raisons d’utiliser un outil de rédaction de pièces écrites

Comment mettre en place un outil d’aide à la rédaction de pièces écrites ?

Se poser les bonnes questions pour choisir le bon outil

Vous souhaitez mettre en place un outil en ligne pour optimiser la rédaction de vos pièces écrites en phase DCE ? Très bonne idée ! Mais lequel choisir ? Il existe de nombreux outils et sélectionner celui qui répondra le mieux à vos attentes n’est pas chose aisée.

Voici quelques questions que vous pourriez vous poser afin de vous aider à faire votre choix :

Quels sont mes besoins ?
Lequel de ces outils me semble le plus facile à prendre en main ?
Quelles fonctionnalités me semblent le plus adaptées à mes besoins ?
Quel budget je souhaite allouer ?

Cet article sur les bonnes questions à se poser pour choisir son logiciel de pièces écrites pourrait vous intéresser :

4 questions à se poser pour choisir le meilleur outil pour rédiger ses pièces écrites (DCE, CCTP, DPGF…)

Tester et approuver

La meilleure façon de se faire sa propre opinion sur son outil de digitalisation est bien évidemment de tester l’outil avant de passer à l’achat. Certains outils, comme AGLO, propose des périodes d’essai de quelques jours. Cela permet déjà de se familiariser avec l’interface et de comprendre les différentes fonctionnalités proposées par l’outil.

Pour ce faire il est important que ce soit, l’acheteur, mais surtout les utilisateurs finaux de l’outil qui puissent tester. En effet, pour une agence d’architecture ou un bureau d’études techniques la décision doit se prendre de manière collégiale.

Se former

La formation est une partie importante dans la mise en place d’un outil de digitalisation. Elle va être une étape clé dans la prise en main de l’outil pour vous ou vos collègues.

Comme nous vous l’avons expliqué précédemment, nous vous conseillons de privilégier un outil qui vous semble déjà de prime abord simple à utiliser. Toutefois, n’hésitez pas si la solution le permet de prévoir une formation à l’outil. De nombreux logiciels en proposent. C’est le cas d’AGLO, par exemple. Dès l’achat d’une licence, une formation de 30 minutes vous est proposée par un de nos experts. Ainsi c’est l’occasion pour le ou les futurs utilisateurs :

De poser toutes ses questions pour bien prendre en main l’outil;
Comprendre toutes les fonctionnalités de la solution;
Commencer un premier projet en étant accompagné par un expert produit.

Ainsi, la mise en place d’un outil digital pour rédiger ses pièces écrites peut s’avérer un pari gagnant pour nombreux de MOE et MOA, leur permettant de gagner du temps et en fiabilité. Toutefois, l’intégration d’un nouvel outil dans sa routine de travail nécessite de respecter certaines étapes de formation pour une bonne prise en main. Cela peut demander un peu de temps au début, mais ce sera vite amorti par la suite.

A vous maintenant de trouver le bon outil qui répondra au mieux à votre besoin ! Si vous souhaitez tester AGLO, pendant 5 jours gratuitement, c’est par ici que ça se passe 👇

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